El Observatorio de Innovación del Sector Público (OPSI) de la OCDE, realiza un seguimiento de los esfuerzos de innovación en todo el mundo y ha reconocido el módulo de Prebases de Tianguis Digital como una estrategia innovadora implementada en la CDMX.
Prebases, estrategia para el fortalecimiento de la planeación de los procedimientos de contratación
Prebases es el módulo de Tianguis Digital, que promueve la participación ciudadana en la planeación de los procedimientos de contratación estratégicos y de alto impacto para la CDMX.
De manera innovadora, abierta, única y replicable, Prebases beneficia a los más de 9 millones de habitantes de la Ciudad al crear un espacio para la escucha y participación de la ciudadanía en las contrataciones públicas; así como a las 90 unidades compradoras al fortalecer su planeación, contratar mejores productos y obtener ahorros para la CDMX. Siendo un referente para la modernización de las contrataciones en América Latina.
Descripción General
Prebases es la estrategia que provee un espacio para la presentación y revisión de proyectos de contratación pública estratégica en donde ciudadanos, organizaciones y empresas pueden comentar, opinar y sugerir ajustes a la propuesta de bases de los procedimientos de licitación pública.
El módulo de Prebases surge tras la necesidad de mejorar los estudios de mercado y fortalecer los documentos técnicos para la adquisición de bienes y servicios que por su naturaleza, impacto o avance tecnológico son poco conocidos por el área requirente.
Durante 2020 y 2021, la Agencia Digital de Innovación Pública realizó el acompañamiento estratégico para la renovación y expansión del sistema Ecobici a cargo de la Secretaría de Movilidad; en este acompañamiento fue posible realizar el primer ejercicio de discusión de prebases, con lo cual se logró mejorar la planeación del proyecto y contar con un ahorro del 54% del presupuesto inicial al precio adjudicado. Debido al impacto y éxito de este proyecto la Agencia decidió desarrollar una herramienta que permitiera replicar el ejercicio a través de un foro abierto y colaborativo para la discusión de los documentos de planeación de las distintas dependencias, entidades y alcaldías de la CDMX, dando origen al módulo de Prebases.
Para llevar a cabo el diseño y creación de la herramienta, la ADIP realizó diversas entrevistas a ciudadanos, miembros de organizaciones de la sociedad civil, proveedores y servidores públicos responsables de realizar procedimientos de compra, con base a la metodología design thinking para identificar necesidades, funcionalidades adicionales o deseables y posibles riesgos para la construcción de la herramienta. Así mismo, se llevaron a cabo reuniones con los responsables del sistema de contratación pública ucraniano Prozorro, para contar con una referencia empírica de la implementación de una herramienta de discusión de documentos de planeación de las contrataciones; lo cual sirvió de inspiración para la creación del modelo latinoamericano.
El 4 de febrero de 2022, se publicó el primer procedimiento de discusión de prebases en Tianguis Digital; de febrero a la fecha, se han puesto a discusión 8 procedimientos, obteniendo más de 800 interacciones y permitiendo el acceso a los proveedores registrados en el Padrón de proveedores de la Ciudad, y a todas las organizaciones de la sociedad civil y ciudadanos que cuenten con su cuenta llave CDMX.
Los beneficiarios directos de esta iniciativa son los más de 9 millones de habitantes de la Ciudad de México, que gracias al fortalecimiento de los anexos técnicos, bases de licitación y documentos de planeación de las contrataciones públicas, pueden recibir más bienes y servicios de calidad; así mismo, pueden intervenir de forma activa en la construcción de la planeación de las compras estratégicas y de alto impacto que realiza el gobierno.
Por otra parte, Prebases facilita el trabajo administrativo de las 90 unidades responsables de gasto de la CDMX al fortalecer sus estudios de mercado y obtener información directa de los proveedores, expertos y ciudadanía para la construcción de los anexos técnicos y bases de licitación, esto se traduce en la adquisición de bienes y servicios eficientes y de calidad.
Adicionalmente, esta iniciativa es sostenible debido a que no requiere recursos financieros extras para su operación; y es administrada y operada por los recursos humanos asignados a la ADIP. En cuanto a la replicabilidad, Prebases está construída en código abierto y software libre, lo cual facilita su transferencia y adopción por otros gobiernos locales e incluso internacionales; abriendo el panorama para que otras administraciones de América Latina y el mundo fortalezcan la planeación de sus contrataciones públicas de la mano directa de la ciudadanía.
Para el año 2023, se pretende duplicar el número de procedimientos de discusión y aumentar en un 25% el número de interacciones realizadas por proveedores, organizaciones de la sociedad civil y ciudadanos.
Descripción de la estrategia innovadora
Prebases es una iniciativa innovadora debido a que es la primera plataforma en América Latina a través de la cual es posible que ciudadanos, sociedad civil, proveedores y gobierno participen de manera interactiva en la discusión y elaboración de los documentos de planeación y bases de licitación de los procedimientos de contratación estrategicaa o de alto impacto de la Ciudad.
Esta herramienta fortalece la transparencia, rendición de cuentas y modernización de las contrataciones públicas, lo cual ayuda en la transición hacia un gobierno abierto y participativo, donde ciudadanía y gobierno colaboran para lograr compras más eficientes y con mejor planeación; incentivando la adquisición de bienes y servicios de calidad y promoviendo mayor competencia en los procedimientos licitatorios, ya que desde la publicación del documento de prebases los proveedores pueden enterarse de los procedimientos de compra próximos a salir.
Prebases es la nueva herramienta digital que transforma la manera de planear las contrataciones públicas.
Desarrollo de la estrategia innovadora
Aliados y colaboradores
Los aliados de la iniciativa son ciudadanos, osc, servidores públicos, empresas y organizaciones internacionales.
Para el co-diseño, ideación de la iniciativa se tuvo como aliados a proveedores, osc, ciudadanos y urgs que mediante entrevistas ayudaron a identificar las necesidades y prioridades de la herramienta.
Por lo que respecta a la parte de financiamiento Open Contracting Partnership donó 20 mil dólares, para que la empresa Glass desarrollará la herramienta de acuerdo a los requerimientos identificados por la ADIP.
Usuarios, grupos de interés y beneficiarios
Ciudadanos, OSC y Proveedores: Participan activamente en la planeación de las contrataciones de su interés, a la vez que se informan sobre los concursos próximos a salir a los que pueden aplicar.
Servidores públicos: Mejor conocimiento del mercado y de la oferta de bienes y servicios, fortalecen los anexo técnicos y las bases de licitación, fomentan la competencia y por ende las adquisiciones tienen un mayor costo-beneficio y se obtiene ahorro de los recursos.
Reflexiones finales
Resultados e impacto
Desde su puesta en marcha en febrero de 2022 a la fecha, se han realizado la discusión de los documentos de planeación de 8 procedimientos de contratación de cuatro unidades responsables de gasto, distintas, recibiendo más de 800 comentarios, sugerencias y preguntas.
Además, los responsables de los procedimientos han integrado 39 comentarios emitidos por ciudadanos, osc o proveedores para los documentos preliminares y anexos técnicos de sus procedimientos; garantizando que la participación ciudadana es importante y escuchada en este tipo de ejercicios.
Finalmente, el módulo de Prebases ha sido consultado más de 500 veces. Se espera que el próximo año se duplique el número de procesos a discusión y se aumente en un 25% el número de interacciones que realizan los proveedores, organizaciones de la sociedad civil y ciudadanos en la discusión de documentos de planeación.
Desafios
Uno de los desafíos más importantes a los que se ha enfrentado la iniciativa Prebases durante su implementación; tienen que ver con la difusión y conocimiento de la herramienta.
Debido a que el ejercicio de discusión de Prebases es un proceso nuevo y proactivo que no se contempla dentro de las etapas de un procedimiento de contratación tradicional; son pocas las URGs que tienen conocimiento de la herramienta y la utilizan; así mismo la difusión de la iniciativa mediante las redes sociales y medios de comunicación del gobierno ha sido limitado.
Ante este panorama, se ha buscado contactar a aliados estratégicos que deseen realizar este tipo de ejercicios y se ha contactado a proveedores adscritos al padrón vía mail para que de acuerdo a su giro comercial y procedimientos afines intervengan en la discusión Prebases.
Adicionalmente la Agencia ha buscado tener promoción con otras organizaciones nacionales o internacionales, aplicando a premios y convocatorias que brinden esta proyección.
Condiciones de éxito
Para lograr el éxito de la herramienta es indispensable que existan unidades responsables de las contrataciones que deseen proactivamente realizar este tipo de ejercicios, así como ciudadanos, proveedores y organizaciones de la sociedad civil interesados en participar activamente en la construcción de los documentos de planeación de las contrataciones de la Ciudad.
En términos tecnológicos, la implementación de la herramienta requiere desarrollo y mantenimiento; sin embargo, Prebases es una herramienta digital que se desarrolló en código abierto y software libre, por lo cual puede ser donada y adaptada por otro gobierno interesado, ahorrando los costos.
En lo referente a los recursos humanos, la iniciativa requiere personal desarrolladores back end y front end que brinden mantenimiento a la plataforma y un usuario administrador que gestione la carga de información de las distintas URGs.
Replicabilidad
Al día de hoy, tras ocho meses de la puesta en marcha de la iniciativa Prebases, la herramienta no ha sido replicada en otros gobiernos; sin embargo al estar construída en código abierto y software libre, la aplicación puede fácilmente ser replicable e incluso donada y adaptada a las administraciones que deseen implementar este tipo de ejercicios que fortalecen la participación ciudadana en los procedimientos de contratación pública.
El potencial de replicabilidad de la herramienta es alto, ya sea para gobiernos locales o incluso nacionales, actualmente, la Agencia Digital de innovación Pública se encuentra en contacto con los gobierno de Sonora, y Tamaulipas para realizar la donación de diversas herramientas tecnológicas que tiene a su cargo, entre ellas el Sistema Transaccional de Contrataciones Públicas "Tianguis Digital" y la iniciativa Prebases.
Lecciones aprendidas
Promover la transparencia, innovación, apertura y participación ciudadana en los procedimientos de contratación a través de diversas iniciativas, estrategias o herramientas es una tarea que mejora el ejercicio de cualquier gobierno, democratiza las contrataciones y favorece a la transición hacia un gobierno abierto.
Apostar en iniciativas como Prebases siempre proveerá más beneficios que retos a las administraciones públicas, por lo cual, la Agencia Digital de Innovación Pública a fin de mejorar la gestión no solo de la Ciudad de México, sino de toda la región, busca impulsar desarrollos y proyectos que puedan ser replicables, donados y adaptados a diferentes contextos.
Prebases es el módulo de Tianguis Digital, que promueve la participación ciudadana en la planeación de los procedimientos de contratación estratégicos y de alto impacto para la CDMX, pero se espera que pueda ser la herramienta que transforme la manera de planear las contrataciones públicas en toda América Latina.
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